Une bonne comptabilité commence bien avant la comptabilisation des opérations. Elle commence dès que les justificatifs, factures et autres documents sont collectés, classés et transmis à la comptabilité.
Dans le quotidien des PME, de nombreuses choses se passent en même temps : les factures arrivent par e-mail, les justificatifs s’accumulent lors des déplacements, les paiements par carte de crédit sont effectués rapidement et certaines factures en ligne restent parfois dans la boîte de réception ou dans un compte client. Ce qui peut sembler anodin sur le moment peut ensuite entraîner des demandes de précisions, du travail supplémentaire ou des retards.
Trois éléments sont particulièrement importants pour une comptabilité bien organisée :
- Conserver tous les justificatifs dès que possible
- Regrouper les documents en un seul endroit
- Définir un rythme régulier pour leur transmission
Mendime Gashi
Spécialiste en comptabilité, Aria Treuhand
Mendime Gashi est spécialiste en comptabilité chez Aria Treuhand à Rorschach et accompagne les PME dans leur comptabilité courante. Dans son travail quotidien, elle constate à quel point une comptabilité bien tenue dépend de documents complets, transmis régulièrement et regroupés à un endroit clairement défini.
Quels documents manquent souvent dans la pratique
1. Justificatifs de paiements par carte de crédit
2. Factures en ligne
3. La facture originale plutôt qu’un rappel de paiement
1. Justificatifs de paiements par carte de crédit
Les justificatifs manquants liés aux paiements par carte de crédit sont un problème fréquent dans la pratique.
Le relevé de carte de crédit permet de voir qu’un paiement a été effectué. Pour la comptabilité, cela ne suffit toutefois souvent pas. Le justificatif correspondant est nécessaire pour savoir ce qui a été acheté et comment la dépense doit être correctement comptabilisée.
2. Factures en ligne
Les factures en ligne sont elles aussi souvent oubliées. La raison est simple : ce qui ne se trouve pas physiquement sur le bureau reste moins visible au quotidien.
Les factures de services numériques, d’opérateurs téléphoniques ou de plateformes en ligne sont souvent envoyées par e-mail ou mises à disposition dans un compte client. Si elles ne sont pas directement classées ou transmises, elles peuvent manquer plus tard au moment de traiter la comptabilité.
3. La facture originale plutôt qu’un rappel de paiement
Autre situation rencontrée dans la pratique : il arrive que des rappels ou des relances de paiement soient transmis parce que la facture originale n’est plus disponible.
Pour la comptabilité, la facture originale est importante. Un rappel indique qu’un paiement reste dû, mais il ne contient pas toujours toutes les informations nécessaires pour comptabiliser correctement l’opération.
Que se passe-t-il lorsqu’il manque des justificatifs ?
Des questions supplémentaires se posent
Lors du rapprochement comptable, les mouvements du compte bancaire ou le relevé de carte de crédit montrent qu’un paiement a été effectué. Toutefois, si le justificatif correspondant manque, il n’est pas toujours possible de savoir à quoi correspond le paiement ni comment la dépense doit être comptabilisée.
Les points restent en suspens plus longtemps
Dans la comptabilité courante, les paiements sont rapprochés avec les justificatifs disponibles. Lorsqu’un justificatif manque, le point reste en suspens.
Mendime explique que le traitement de la comptabilité peut en principe se poursuivre. Certaines écritures doivent toutefois être vérifiées à nouveau lorsque le justificatif manquant est transmis ultérieurement. Moins il reste de points en suspens, plus le traitement de la comptabilité est clair et efficace.
Des justificatifs complets sont également importants pour la TVA
Sans justificatif, il n’est pas toujours possible de déterminer si la TVA est indiquée et comment la dépense doit être correctement enregistrée. Plus le justificatif correspondant est disponible tôt, plus vite il est possible de vérifier correctement le traitement de la TVA.
Ce qui facilite la comptabilité
Transmettre régulièrement les justificatifs
Le conseil pratique le plus important de Mendime est simple : les justificatifs doivent être collectés et transmis régulièrement.
L’idéal est de définir un rythme fixe, par exemple toutes les deux semaines. Les clients peuvent choisir un jour précis pour vérifier leurs factures, justificatifs et autres documents, puis les télécharger ensemble.
Ainsi, la comptabilité ne prend pas de retard. Les questions peuvent être clarifiées plus tôt et il n’est pas nécessaire de rechercher tous les documents en même temps à l’approche des échéances ou des clôtures.
Conserver les justificatifs sans attendre
Au quotidien, les justificatifs sont vite oubliés, surtout pour les petites dépenses effectuées lors de déplacements.
Il est donc utile de les conserver dès qu’ils sont disponibles. Cela ne signifie pas que tout doit être conservé sur papier. Il suffit souvent de prendre une photo du justificatif et de le télécharger sous forme numérique.
L’essentiel est que le justificatif puisse être retrouvé ultérieurement et associé à la dépense correspondante.
En cas de doute, mieux vaut transmettre le document
Il n’est parfois pas immédiatement évident de savoir quoi faire d’une facture, d’un rappel ou d’un autre document. Faut-il encore payer quelque chose ? Le paiement a-t-il peut-être déjà été effectué ? Le document est-il pertinent pour la comptabilité ?
Dans ce type de situation, il est préférable de transmettre le document suffisamment tôt plutôt que de le laisser de côté. En cas de doute, mieux vaut transmettre un justificatif de trop que d’oublier un document important. Nous pouvons ainsi vérifier s’il est nécessaire pour la comptabilité et déterminer la prochaine étape la plus appropriée.
Comment Team Aria accompagne ses clients
L’expérience de Mendime montre à quel point une communication ouverte et personnelle est importante en matière de comptabilité. En cas de question ou d’incertitude concernant un document, nos clients peuvent facilement nous contacter – par voie numérique ou directement dans notre bureau à Rorschach. Nous expliquons clairement quels documents sont nécessaires, informons les clients lorsqu’un élément manque et définissons ensemble les prochaines étapes.
Lorsqu’une question concerne un autre domaine spécialisé, nous faisons appel à la personne compétente au sein de Team Aria. Nos clients reçoivent ainsi une réponse claire et fiable – et leur comptabilité devient plus simple au quotidien.
Conclusion : une bonne comptabilité commence avant la comptabilisation
Une bonne comptabilité se prépare déjà au quotidien : en conservant les justificatifs sans attendre, en transmettant régulièrement les factures et en regroupant les documents à un endroit clairement défini.
Plus les documents sont complets et clairement organisés, moins il y a de demandes de précisions. Les points en suspens peuvent être clarifiés plus rapidement et la comptabilité reste plus facile à gérer pour les deux parties.
Team Aria accompagne les PME de Rorschach et des environs dans l’organisation de leurs processus liés aux justificatifs et aux documents, de manière claire, structurée et adaptée à leur quotidien professionnel.