Gute Buchhaltung beginnt nicht erst beim Verbuchen. Sie beginnt dort, wo Belege, Rechnungen und Unterlagen gesammelt, abgelegt und an die Buchhaltung weitergegeben werden.
Gerade bei KMU passiert im Alltag vieles gleichzeitig: Rechnungen kommen per E-Mail, Belege fallen unterwegs an, Kreditkartenzahlungen werden schnell erledigt und Online-Rechnungen bleiben manchmal im Posteingang oder im Kundenkonto liegen. Was im Moment klein wirkt, kann später zu Rückfragen, zusätzlichem Aufwand oder Verzögerungen führen.
Für eine gut organisierte Buchhaltung sind vor allem drei Dinge wichtig:
- Belege vollständig und möglichst direkt sichern
- Unterlagen an einem zentralen Ort sammeln
- Einen festen Rhythmus für die Weitergabe vereinbaren
Mendime Gashi
Fachperson für Buchhaltung, Aria Treuhand
Mendime Gashi ist Fachperson für Buchhaltung bei Aria Treuhand in Rorschach und begleitet KMU im laufenden Buchhaltungsprozess. In ihrer täglichen Arbeit sieht sie, wie stark eine saubere Buchhaltung davon abhängt, ob Unterlagen vollständig, regelmässig und an einem klaren Ort eingereicht werden.
Welche Unterlagen in der Praxis oft fehlen
1. Kreditkartenbelege
2. Online-Rechnungen
3. Originalrechnung statt Mahnung
1. Kreditkartenbelege
Fehlende Belege zu Kreditkartenzahlungen sind in der Praxis ein häufiges Thema.
Auf der Kreditkartenabrechnung ist zwar sichtbar, dass eine Zahlung erfolgt ist. Für die Buchhaltung reicht das aber oft nicht aus. Es braucht den passenden Beleg, damit klar ist, was gekauft wurde und wie die Ausgabe korrekt verbucht werden soll.
2. Online-Rechnungen
Auch Online-Rechnungen gehen häufig vergessen. Der Grund ist einfach: Was nicht physisch auf dem Tisch liegt, bleibt im Alltag weniger sichtbar.
Rechnungen von digitalen Diensten, Telefonanbietern oder Online-Plattformen werden oft per E-Mail zugestellt oder in einem Kundenkonto bereitgestellt. Wenn sie nicht direkt abgelegt oder weitergeleitet werden, fehlen sie später in der Buchhaltung.
3. Originalrechnung statt Mahnung
Ein weiterer Punkt aus der Praxis: Manchmal werden Mahnungen oder Zahlungserinnerungen eingereicht, weil die ursprüngliche Rechnung nicht mehr auffindbar ist.
Für die Buchhaltung ist die Originalrechnung wichtig. Eine Mahnung zeigt, dass eine Zahlung offen ist. Sie enthält aber nicht immer alle Informationen, die für eine saubere Verbuchung benötigt werden.
Was passiert, wenn Belege fehlen?
Es entstehen Rückfragen
Beim Abgleich der Buchhaltung ist anhand des Bankkontos oder der Kreditkartenabrechnung ersichtlich, dass eine Zahlung erfolgt ist. Fehlt der passende Beleg, ist jedoch nicht klar, wofür die Zahlung war und wie die Ausgabe verbucht werden soll.
Offene Punkte bleiben länger bestehen
In der laufenden Buchhaltung werden Zahlungen mit den vorhandenen Belegen abgeglichen. Wenn ein Beleg fehlt, bleibt dieser Punkt offen.
Mendime erklärt, dass die Buchhaltung grundsätzlich weiterbearbeitet werden kann. Einzelne Buchungen müssen jedoch nochmals geprüft werden, sobald der fehlende Beleg nachgereicht wird. Je weniger offene Punkte bestehen, desto übersichtlicher und effizienter lässt sich die Buchhaltung bearbeiten.
Vollständige Belege sind auch für die MWST wichtig
Ohne Beleg ist nicht immer ersichtlich, ob MWST ausgewiesen ist und wie die Ausgabe korrekt erfasst werden kann. Je früher der passende Beleg vorliegt, desto schneller lässt sich die MWST korrekt prüfen.
Was die Buchhaltung einfacher macht
Belege regelmässig weitergeben
Mendimes wichtigster Tipp aus der Praxis ist einfach: Belege sollten regelmässig gesammelt und weitergegeben werden.
Ideal ist ein fester Rhythmus, zum Beispiel alle zwei Wochen. Kunden können sich dafür einen festen Tag setzen, an dem sie Rechnungen, Belege und weitere Unterlagen prüfen und gesammelt hochladen.
So bleibt die Buchhaltung nicht liegen. Rückfragen können früher geklärt werden, und vor Fristen oder Abschlüssen muss nicht alles auf einmal zusammengesucht werden.
Belege direkt sichern
Im Alltag gehen Belege schnell vergessen – besonders bei kleineren Ausgaben unterwegs.
Deshalb hilft es, Belege möglichst direkt zu sichern. Das bedeutet nicht, dass alles auf Papier aufbewahrt werden muss. Oft reicht es, ein Foto zu machen und den Beleg digital hochzuladen.
Wichtig ist, dass der Beleg später noch auffindbar ist und der passenden Ausgabe zugeordnet werden kann.
Bei Unsicherheiten lieber einreichen
Manchmal ist nicht sofort klar, was mit einer Rechnung, Mahnung oder einem anderen Dokument passieren soll. Muss etwas bezahlt werden? Wurde es vielleicht schon bezahlt? Ist das Dokument für die Buchhaltung relevant?
In solchen Situationen ist es besser, ein Dokument frühzeitig einzureichen, statt es liegen zu lassen. Im Zweifelsfall gilt: Lieber einen Beleg zu viel einreichen als einen wichtigen Beleg vergessen. So kann geprüft werden, ob das Dokument für die Buchhaltung benötigt wird und welcher nächste Schritt sinnvoll ist.
Wie Team Aria Kunden unterstützt
Mendimes Erfahrung zeigt, wie wichtig eine offene und persönliche Kommunikation in der Buchhaltung ist. Kunden können sich mit Fragen oder unklaren Dokumenten unkompliziert an uns wenden – digital oder persönlich in unserem Büro in Rorschach. Wir erklären verständlich, welche Unterlagen benötigt werden, geben Rückmeldung, wenn etwas fehlt, und klären gemeinsam die nächsten Schritte.
Betrifft eine Frage einen anderen Fachbereich, ziehen wir innerhalb von Team Aria die passende Fachperson hinzu. So erhalten Kunden eine klare und verlässliche Antwort – und die Buchhaltung wird im Alltag einfacher.
Fazit: Gute Buchhaltung beginnt vor dem Verbuchen
Gute Buchhaltung wird bereits im Alltag vorbereitet: wenn Belege direkt gesichert, Rechnungen regelmässig weitergegeben und Unterlagen an einem klaren Ort abgelegt werden.
Je vollständiger und klarer diese Unterlagen sind, desto weniger Rückfragen entstehen. Offene Punkte können schneller geklärt werden, und die Buchhaltung bleibt für beide Seiten übersichtlicher.
Team Aria unterstützt KMU in Rorschach und Umgebung dabei, ihre Abläufe rund um Belege und Unterlagen verständlich, strukturiert und passend zum eigenen Arbeitsalltag zu organisieren.